Jak na zefektivnění personálních operací ve firmě?
Odpovědí je chytrý informační systém v oblasti lidských zdrojů. V dnešním rychle se měnícím podnikatelském prostředí je efektivní řízení lidských zdrojů klíčové pro úspěch každé společnosti a fungující firmy.
Vaši HR manažeři musí zvládnout nesčetné množství úkolů od náboru a přijímání zaměstnanců až po sledování jejich docházky a efektivity každého jednoho zaměstnance. Není divu, že jim z toho může jít často hlava kolem.
Zavedení inteligentních personálních informačních systémů, jako je například modul Personální agenda na platformě MySmartplace, mění pravidla hry a umožňuje personalistům tyto úkoly bezproblémově zvládat, takže jim zbývá více času například na smysluplné interakce se zaměstnanci. Anebo na celkové zlepšení vztahů ve firmě a zefektivnění náboru nových kolegů. Tento revoluční modul nejenže udržuje všechny záznamy dokumentů aktuální a dostupné online, ale nabízí také řadu dalších výhod, které ocení každý HR manažer.
Toto jsou nejdůležitější výhody modulu:
1. Lepší kontrola nad personálními procesy
S chytrým systémem Personální agenda získají HR manažeři plnou kontrolu nad všemi procesy souvisejícími se zaměstnanci ve firmě. Mají tak přehled o jejich nástupu, včetně jeho podmínek, ihned dohledají smlouvu, kterou s nimi společnost uzavřela, mohou dokonce sledovat i jejich docházku, dovolené a v neposlední řadě z toho odvodit i jejich celkovou efektivitu pro chod firmy.
Chytrý systém personální agendy tyto procesy zefektivňuje a zajišťuje přesnost a efektivitu v každém kroku.
2. Dodržování předpisů
Kontrola na pracovišti je vždy nepříjemná, a to i když máte všechny dokumenty naprosto v pořádku. Předpisů, nařízení, zákonů a doporučení je totiž tolik, že bychom se museli rozdvojit. Nebo aspoň personalisté určitě.
Dodržování předpisů, zejména zákonů o ochraně osobních údajů, jako je GDPR, je pro každou společnost nesmírně důležité. Chytrý personální informační systém zajišťuje soulad s předpisy tím, že šetří místo na ukládání dokumentů a zároveň dodržuje nařízení GDPR. Všechny záznamy o zaměstnancích jsou bezpečně uloženy online, což snižuje riziko narušení bezpečnosti dat a zajišťuje důvěrnost. Navíc máte vše vždy při ruce.
3. Zjednodušená příprava dokumentů
Díky chytré personální agendě jsou pak zjednodušeny i mnohé jinak poměrně složité a časově náročné procesy. Třeba příprava dokumentů pro kontrolu ze strany úřadů je často časově náročný a složitý úkol, který se ale díky chytrému softwaru a jeho inovativnímu systému snižuje až o neuvěřitelných 90 %.
Umíte si to představit? To znamená, že to, čemu byste jinak obětovali hodinu a půl, zvládnete za necelých 10 minut! Manažeři lidských zdrojů mohou vytvářet dokumenty ke kontrole pouhými několika kliknutími, čímž ušetří drahocenný čas a vlastní energii.
4. Minimalizace rizik a sankcí
Jednou z významných výhod používání inteligentního personálního informačního systému je v neposlední řadě i podstatné snížení rizika případných sankcí a pokut. Zajištěním přesné evidence a dodržováním předpisů se společnosti mohou vyhnout nákladným právním důsledkům souvisejícím s personální dokumentací v případě kontroly. Mohou tak klidně spát a vy máte ve společnosti klidné, vyrovnané a nadšené zaměstnance.
5. Integrace se mzdovým a účetním softwarem
Efektivita personálních operací se rozšiřuje i na zpracování mezd a účetní úlohy. A i zde může pomoci chytře vytvořený software. Například modul Personální agenda MSPL je bezproblémově integrován se mzdovým a účetním softwarem, což zkracuje čas potřebný pro zpracování mezd a další související činnosti až o polovinu. Tato integrace zefektivňuje finanční procesy a zajišťuje přesnost výpočtů.
Začlenění informačního systému personální agendy do personální infrastruktury společnosti nejen zjednodušuje administrativní úkoly, ale také zvyšuje efektivitu a přesnost personálních operací. Vaši HR manažeři se mohou soustředit na to, na čem skutečně záleží – na lidi.
Mají-li více času, mohou se věnovat smysluplným interakcím se zaměstnanci, podporovat pozitivní pracovní prostředí a přispívat k celkovému úspěchu organizace. Přijetí této technologie je více než jen chytré; je to strategický krok směrem k efektivnějšímu, kompatibilnějšímu a na zaměstnance zaměřenému pracovišti.