Jako hlavní účetní řeším fakturaci každý den. Pravidelné služby, měsíční paušály, servisní smlouvy i opakující se zakázky.
Myslela jsem si, že když jednou nastavíme fakturu, máme na několik měsíců vystaráno.
Pak se ukázalo, že realita je trochu jiná.
Když se opakují faktury, ale ne vždy stejné podmínky
Na začátku to vypadalo jednoduše. Vystavila jsem fakturu, nastavila opakování a systém ji každý měsíc vytvořil znovu.
Jenže pak přišly změny.
„Od příštího měsíce bude mít klient jiného obchodníka.“
„Potřebujeme změnit odpovědnou osobu.“
„S klientem jsme domluvili jinou frekvenci fakturace.“
„Tato faktura už nemá pokračovat.“
„Příští doklad musí projít schválením u jiného manažera.“
A problém nebyl v tom, že by opakované faktury nefungovaly. Problém byl v tom, že jsme potřebovali větší flexibilitu při správě dalších generovaných dokladů.
Když administrativy začne přibývat
Při několika opakovaných fakturách to ještě nebylo znát.
Jenže jak rostl počet klientů a pravidelných služeb, začaly se opakovat stejné situace:
- ruční úpravy nově vytvořených faktur
- dohledávání odpovědných osob
- kontrola správnosti podkladů
- rušení nebo změny nastavených opakování
- více času stráveného administrativou
Místo toho, aby systém šetřil čas, jsme některé kroky řešili opakovaně ručně. Pak jsme to změnili.
Když opakované faktury začnou pracovat za vás
Nově v MySmartplace stačí při vystavení dokladu aktivovat volbu „Opakování faktury“ a zvolit požadovanou frekvenci.
A tím možnosti nekončí.
Každá opakovaná faktura je nově přehledně označena ikonou, přes kterou lze kdykoliv otevřít nastavení opakování nebo jeho generování zcela zrušit.
Největší rozdíl, ale přinesla možnost upravit nastavení pro další generování.
Pokud se změní odpovědná osoba, schvalovatel nebo jiná důležitá informace, jednoduše ji upravíme u poslední faktury v řetězci a systém ji automaticky použije při dalším vytvoření dokladu.
Automatické notifikace a schvalování bez starostí
Když systém vytvoří nový podklad k fakturaci, automaticky upozorní odpovědnou osobu.
Ta může:
👉 zkontrolovat obsah dokladu
👉 provést potřebné úpravy
👉 spustit schvalovací proces
👉 pokračovat stejně jako u běžné faktury
Celý proces tak zůstává pod kontrolou a zároveň nevyžaduje zbytečné ruční zásahy.
Přehled, který šetří čas a my se v tom neztrácíme
Nově jsme ocenili také lepší orientaci v agendě faktur.
V hlavním seznamu lze jednoduše filtrovat opakované faktury, zobrazit odpovědné osoby a rychle najít vše, co souvisí s pravidelnou fakturací.
Výsledek?
👉 méně administrativy
👉 méně ručních zásahů
👉 lepší přehled nad pravidelnou fakturací
👉 rychlejší schvalování dokladů
👉 větší kontrola nad celým procesem
Malá změna, velký rozdíl
Největší změna nebyla ve vytváření faktur.
Byla v tom, že jsme konečně získali kontrolu nad tím, co se bude dít při dalším generování.
Protože opakované faktury mají šetřit čas, ne vytvářet další práci.
Právě firmy, které využívají opakované faktury v různých frekvencích podle typu služby nebo smlouvy, pocítí přínos této novinky nejvíce. Možnost upravit nastavení ještě před dalším generováním výrazně zjednoduší správu pravidelných dokladů a eliminuje zbytečné administrativní kroky.
👉 Vyzkoušejte nové možnosti opakovaných faktur v MySmartplace.
📞 Kontaktujte náš tým, napište nám online nebo zavolejte na +420 606 780 810. Rádi vám ukážeme, jak automatizovat pravidelnou fakturaci a získat nad ní maximální kontrolu.