Jako personalistka řeším nástupy zaměstnanců, správnost údajů i komunikaci s úřady. A myslela jsem si, že vyplnění adres zaměstnanců je dávno vyřešená rutina.

Pak přišlo zpřísnění kontrol v rámci Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ). A ukázalo se, že právě adresa může být důvodem, proč vám ČSSZ vrátí celé hlášení k opravě.

Pak přišlo zpřísnění kontrol v rámci Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ). A ukázalo se, že právě adresa může být důvodem, proč vám ČSSZ vrátí celé hlášení k opravě.

Když jedna chyba v adrese znamená problém pro celé hlášení

Dřív stačilo, že adresa „dávala smysl“. Jenže dnes ČSSZ nově striktně porovnává adresy uvedené v XML hlášeních s oficiálním registrem RÚIAN.

A najednou začaly vznikat problémy:

• jiný název ulice než v registru
• chybějící nebo špatné orientační číslo
• odlišný formát adresy
• ručně vyplněné údaje bez ověření

Výsledek?

• Některá vrácená hlášení.
• Nutnost oprav.
• Další administrativa navíc.

A při větším počtu zaměstnanců? Stačí pár nepřesností a problém je na světě.

Adresy jsme vyplňovali správně. Jen ne „úředně správně“

To byl největší rozdíl. Z pohledu člověka byla adresa v pořádku. Z pohledu registru RÚIAN už ale ne.

A ručně kontrolovat každou adresu?

„To potom opravíme.“ Jenže při nástupech, změnách údajů a každodenní personalistice na to ve výsledku nikdy není čas.

V tom nám pomohlo řešení od MySmartplace

Začali jsme využívat ověřování adres přes ARES/RÚIAN přímo v systému MySmartplace.

A tím se celý proces výrazně zjednodušil.

Dnes při zadávání adresy systém automaticky vyhledává adresy podle oficiálních registrů a nabídne správný formát adresy k výběru.

Pokud existuje více možností, jednoduše vybereme správnou variantu.

Díky tomu:

• eliminujeme chyby ještě před odesláním hlášení
• sjednocujeme adresy s registrem RÚIAN
• omezujeme ruční opravy dat
• a výrazně snižujeme riziko vrácených hlášení z ČSSZ

Co se změnilo v praxi

Ověřování adres funguje pro:

👉 adresu trvalého bydliště

👉 adresu přechodného bydliště

👉 kontaktní adresu

A to jak v modulu Personální agenda, tak v dotazníku vyplňovaném zaměstnancem přes zaslaný odkaz, který ráda využívám. Velkou výhodou je, že nebylo potřeba měnit formuláře ani přidávat nová pole.

Funkcionalita jednoduše rozšířila práci se stávajícími adresními údaji.

Největší změna? Klid při odesílání JMHZ

Dřív jsme nikdy neměli jistotu, jestli některá adresa nebude problém.

Dnes:

• víme, že adresy odpovídají registru RÚIAN¨
• minimalizujeme riziko vrácených hlášení
• omezujeme ruční opravy
• jsme připraveni na další zpřísňování kontrol ze strany ČSSZ

A hlavně — personalistika kvůli tomu neztrácí čas.

Méně oprav, více jistoty

Co nám to přineslo v praxi

📉 Méně vrácených hlášení z ČSSZ

📉 Méně ruční kontroly adres

📉 Přesnější personální data

📉 Vyšší připravenost na legislativní kontroly

📉 Rychlejší zadávání údajů zaměstnanci i personalisty

Pro někoho drobná úprava systému, ale pro mě výrazně klidnější personalistika.

Dnes vím, že správně vyplněná adresa už není jen formalita.

Je to důležitá součást bezchybového zpracování JMHZ.

Chcete mít jistotu, že vaše personální data projdou bez komplikací?

• Žádné dohledávání.
• Žádné vracené hlášení.
• Žádné zbytečné opravy.

👉 Zjistěte, jak vám MySmartplace pomůže zvládnout nové požadavky ČSSZ bez zbytečné administrativy.

📞 Kontaktujte náš tým napište nám online nebo telefonicky na +420 606 780 810 a připravíme vám řešení na míru nebo si domluvte přímo ukázku systému.