Jako Provozní ředitelka vím: Chaos v procesech je zbytečný
Ve své roli Provozní ředitelky jsem dlouhá léta hledala způsob, jak dostat pod kontrolu všechny části firmy: zakázky, úkoly, kontrolu kvality či komunikaci napříč týmy. Často jsme řešili zpoždění, chybějící součásti projektu, dublující se úkoly nebo nedostatečný přehled nad tím, co kdo dělá.
Pak jsme přijali výzvu – sjednotit hranice mezi odděleními, eliminovat ztracené e-maily a postranní dohady. Výsledek? Všechny firemní procesy pod jednou střechou, s moduly, které skutečně spolupracují: Zakázkový systém + Správa úkolů.
Proč zvolit jedno řešení pro vše
MySmartplace není jen další platforma – je to komplexní ekosystém, kde každý modul navazuje na ostatní. Moduly nejsou izolovány: data z jednoho místa plynou tam, kde je třeba, v reálném čase. To znamená:
- Menší tření mezi odděleními – když obchod zadá zakázku, realizace vidí přesně, co bude muset dodat, a administrativa vidí náklady i výnosy.
- Automatické napojení úkolů na zakázky – úkoly přiřazené k zakázce se automaticky promítnou do modulu Správa úkolů i jednotlivým úkolovaným pracovníkům.
- Jednotné vypovídací nástroje pro reporting – nepotřebujeme sbírat data z pěti excelovských tabulek, stačí si zobrazit přehled přímo na zakázce či spustit sestavu .
- Bezpečnost a role – každý uživatel vidí jen to, na co má přístup, ostatní části jsou skryty.
Modul Zakázkový systém: mozek každé zakázky
V roli Provozní ředitelky mi modul Zakázkový systém přinesl to, co jsem nejvíc potřebovala – přehled a kontrolu:
- Evidence nákladů, výnosů a ziskovosti pro každou zakázku i klienta.
- Schvalovací procesy pro faktury, objednávky, dokumenty – vše přímo v kontextu zakázky či celého projektu.
- Finanční a strategické plánování jako součást každého projektu – není třeba externí nástroj.
- Exportní napojení na účetní software (např. Pohoda, Premiér), aby se faktury a účetní data transformovala bez zbytečné práce.
- Výkaz práce spojený s projekty – pokud používáme hodiny na zakázku, vše je propočítané, žádné dvojí zadávání.
Díky tomu, že úkoly spojené s projekty se přenášejí do modulu Správa úkolů, není nutné ručně přepisovat seznamy či přesměrovávat poznámky mezi systémy.
Modul Správa úkolů: dirigent úkolů
Když vím, že každý úkol je vidět, sledovaný a že nic nezapadne mezi praskliny procesů — je to osvobozující:
- Online zadávání a delegování úkolů – i z terénu, odkudkoliv.
- Katalogy úkolů a opakování – úkoly, které se opakují (měsíčně, ročně), se generují automaticky podle vzoru.
- Virtuální pracovník – možnost zadat úkol “virtuálnímu pracovníkovi”, pokud ještě nevíme, kdo ho převezme, nebo když personální změna proběhne.
- Přehled vytížení týmu – vidím okamžitě, kdo je volný, kdo přetížen, a mohu přerozdělit kapacity.
- Eliminace chaosu v e-mailech a poznámkách – vše je přímo ve workflow, ne v několika vláknech e-mailů a Excelu.
Moje zkušenost: jak se provoz zrychlil
Před nasazením sjednoceného řešení jsme trávili hodiny přebíráním informací mezi odděleními, dohledáváním objednávek, opravami chyb – a mnoho času jsme prostě prodělali kvůli chybám a nedorozuměním.
Po zavedení MySmartplace s moduly Zakázkový systém + Správa úkolů:
- Zkrátili jsme dobu „koktailu“ mezi odděleními – z více hodinových synchronizací na minuty.
- Méně chyb v přepisech a duplicitách – systém sám hlídá vazby a závislosti.
- Transparentnost pro všechny – ředitel vidí stav zakázek, já vidím, kdo má volnou kapacitu nebo kde vzniká blokace.
- Automatické sledování a notifikace – systém sám připomíná nepřijaté úkoly nebo blížící se termíny.
Díky tomu se provoz stává prediktivní, nikoli reaktivní.
Chci vidět, jak to zrychlí provoz
Pokud chcete vidět, jak by váš provoz mohl běžet spolehlivě, efektivně a s klidem, nemáte, co ztratit:
👉 Chci vidět, jak to zrychlí provoz
Chcete si to vyzkoušet v praxi?
📞 Kontaktujte náš obchodní tým – rádi vám ukážeme, jak na to:
👉 Klikněte sem pro kontakt nebo volejte +420 606 780 810
Tým MySmartplace