Jsem personální ředitel. V HR se pohybuji dlouhé roky. A myslel jsem si, že mě už nic zásadního neposune.
Pak jsme začali řešit aktualizaci údajů zaměstnanců jinak.
Aktualizace údajů bez chaosu = žádné dohledávání, žádné chyby, žádné zdržení
Dřív to u nás fungovalo pořád stejně:
- Rozeslat formuláře.
- Připomínat.
- Znovu připomínat.
- Sbírat odpovědi.
- Kontrolovat, kdo reagoval.
- A pak to celé evidovat.
A když přišla kontrola nebo uzávěrka? Začalo dohledávání:
- Kdo to vyplnil?
- Kdy?
- Kdo to nevyplnil?
- Komu jsme to vlastně poslali?
Brali jsme to jako standard.
„Tak to prostě chodí.“
Pak jsme to změnili
Dnes už nic nerozesíláme ručně.
V modulu Zaměstnanci jednoduše:
👉 vyberu zaměstnance (všechny nebo jen konkrétní skupinu)
👉 jedním kliknutím odešlu výzvu k vyplnění dotazníku
Bez Excelů. Bez ručního přeposílání. Bez rizika, že na někoho zapomenu.
Systém si poradí i s e-maily:
- přednostně použije kontaktní e-mail zaměstnance
- pokud chybí, vezme e-mail z uživatelského účtu
A já mám okamžitě přehled:
- komu byla výzva odeslána
- kdo a kdy naposledy vyplnil a kdo nereagoval.
Přehled, který jsme dřív neměli
Největší změna pro mě ale není samotné odeslání.
Je to kontrola.
Nová sestava „Vyplnění dotazníků zaměstnance“ mi jasně ukazuje:
- seznam zaměstnanců
- datum posledního odeslání
- kdo už dotazník vyplnil
- kdy ho vyplnil
Žádné poznámky na papíře.
Žádné „musím mu zavolat“.
Žádné „už to určitě posílal“.
Prostě data.
Méně operativy, více kontroly
Dřív jsme řešili operativu. Dnes máme systém, který nám dává kontrolu:
- přesně víme, kdo reagoval
- víme, kdo ještě ne
- máme dohledatelnost každého kroku
A hlavně – máme jistotu, že pracujeme s aktuálními údaji.
Co nám to přineslo v praxi
📉 Minimum manuální práce při aktualizaci dat
📉 Přehled bez nutnosti urgencí a připomínek
📉 Lepší připravenost na kontroly
📉 Vyšší kvalitu dat napříč HR procesy
Pro někoho drobná funkcionalita.
Pro mě zásadní posun v řízení personální agendy.
Roky jsem si myslel, že největší výzva HR je práce s lidmi.
Dnes vím, že stejně důležité je mít v pořádku data – a mít je pod kontrolou.
A nové Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele? To pro mne není problém, vše od zaměstnanců už mám a stačí jen vyexportovat do mzdového SW, který si se všemi daty již poradí. Nejsme z nové legislativy ve stresu - jsme v pohodě.
A přesně tohle nám tahle změna přinesla.
Chcete mít v HR procesech stejný přehled?
Žádné dohledávání.
Žádné ruční rozesílání.
Žádné nejasnosti v datech.
👉 Zjistěte, jak může digitalizace zjednodušit i vaše HR procesy.
📞 Kontaktujte náš tým online či telefonicky +420 606 780 810 a připravíme vám řešení na míru.