Jsem výkonný ředitel a vím, kolik času žere administrativa. Spočítejte si to.

Ještě před rokem jsem věřil, že administrativa je nutné zlo, které prostě k řízení firmy patří. Faktury, reporty, tabulky, podpisy, schvalování… Jenže pak jsem si sedl a reálně spočítal, kolik času to bere mně i mým lidem. A skoro jsem spadl ze židle.

Pak jsme část procesů digitalizovali a ten rozdíl je obrovský.

Jak to funguje?

Místo toho, aby vedoucí běhali po kanceláři s papíry, všechno schvalujeme a sdílíme v jednom systému. Faktury, objednávky, smlouvy, reporty – na jednom místě, přístupné odkudkoli. Já vidím přehled, schválím jedním klikem a hotovo. Procesy, které trvaly hodiny, jsou vyřízené během minut.

Spočítejte si, kolik vás to stojí

Chcete vědět, kolik času (a peněz) vám administrativa opravdu žere? Použijte jednoduchý vzoreček:
Čas administrativa= počet zaměstnanců*hodiny administrativy na den*počet pracovních dnů v měsíci

A pokud chcete vidět i finanční dopad tak jako já:
Náklady administrativy=čas administrativa*průměrná hodinová mzda

Příklad:

• Počet zaměstnanců: 25
• Administrativa na den: 0,5 hodiny (30 minut)
• Počet pracovních dnů: 21
• Průměrná hodinová mzda: 250 Kč

Čas administrativy: 25*0,5*21=262,5 hodiny

Náklady administrativy: 262,5*250=65 625 Kč za měsíc

Teď si to zkuste dosadit pro svoji firmu. Možná zjistíte, že vás administrativa stojí víc než jeden celý plat měsíčně.

Porovnání papírově x online:

Papírově:

• 25 zaměstnanců
• 0,5 hodiny administrativy denně
• 21 pracovních dnů
• 250 Kč/hod

25*0,5*21=262,5 hodin tedy 65 625 Kč/měsíc

Online:

• 25 zaměstnanců
• 0,1 hodiny (6 minut) administrativy denně
• 21 pracovních dnů
• 250 Kč/hod

25*0,1*21=52,5 hodiny tedy 13 125 Kč/měsíc

Úspora

262,5 – 52,5 = 210 hodin tedy 52 500 Kč/měsíc

Takže jen digitalizací procesů jsme ušetřili 52.500 Kč za měsíc, za rok tedy 630.000 Kč

Nejen administrativa

V systému máme i:

• správu úkolů a projektů,
• evidenci smluv,
• schvalování rozpočtů,
• interní komunikaci.

Všechno přehledné, dohledatelné a s jasnou historií změn.

Reporty? Okamžitě

Dřív jsme sbírali data po kouskách z různých tabulek a e-mailů. Dneska mám aktuální přehledy a statistiky na pár kliknutí.
Vidím, kde se práce zdržuje, kdo čeká na rozhodnutí a kolik času opravdu žere administrativa.

A to nejlepší? Úspora času i peněz

Po digitalizaci jsme ušetřili stovky hodin měsíčně. Lidi tráví méně času papírováním a víc se věnují tomu, co vydělává peníze. Úspora? V některých týmech přes 50 % času.
A to už je číslo, které stojí za to spočítat.

Zkrátka – jestli ještě pořád běháte po firmě s papíry a ručně skládáte reporty, přestaňte.
Spočítejte si, kolik času vám administrativa žere, a uvidíte, že změna dává smysl.

 

Chcete si to vyzkoušet v praxi?

📞 Kontaktujte náš obchodní tým – rádi vám ukážeme, jak na to:
👉 Klikněte sem pro kontakt nebo volejte +420 606 780 810

Tým MySmartplace