Mít firemní dokumenty v pořádku? Už žádný stres
Mít firemní dokumenty „v pořádku“ zní jednoduše. Realita? Nekonečné šanony, různé verze směrnic a stres, když někdo potřebuje poslední znění předpisu.
Když přišla kontrola, spoléhal jsem na to, že se všechno najde – a modlil se, aby byl papír tam, kde má být. Úlevu vystřídal stres pokaždé, když se ukázalo, že chybí podpis, starší verze nebo důležitý dokument vůbec.
Dnes už je to jinak.
Archiv pod kontrolou
- Veškeré dokumenty mám v digitálním archivu.
- Systém hlídá verze, přístupová práva i historii změn.
- Místo lovení papírů ve skříni najdu soubor na pár kliků – bezpečně a odkudkoliv.
Vnitřní předpisy bez zmatku
- Firemní směrnice a pravidla jsou na jednom místě.
- Vždy aktuální, s jasně dohledatelnou verzí a notifikacemi na nutné aktualizace.
- Každý zaměstnanec tak ví, co platí právě teď s ohledem na jeho pracovní zařazení.
Využívám modul Vnitřní předpisy – komplexní databázi všech vašich interních řádů, norem, metodik a dalších dokumentů, které ovlivňují chod společnosti.
Klíčové funkce :
- Tvorba dokumentů a proces schvalování – snadné vytváření nebo klonování předpisů s možností schvalovacího procesu a sledováním celé historie úprav.
- Pokročilé možnosti zveřejňování koncovým uživatelům – publikace dokumentů ve veřejném nebo cíleně sdíleném režimu, včetně funkce povinného seznámení s předpisy a dostupnosti vzorových souborů ke stažení.
- Pokročilé vyhledávání a správa dokumentů – vyhledávání v názvech i plných textech, filtrování, historie verzí a přehledná struktura složek.
- Sestavy a reporty – vždy máte přehled o stavu dokumentů, jejich využívání a seznamování uživatelů s předpisy.
- Automatické notifikace správcům – systém upozorní na dokumenty, které nebyly aktualizované déle než rok.
Příprava na kontroly bez nervů
Když dorazí inspektor nebo auditor, mám jistotu.
Archiv i vnitřní předpisy jsou v pořádku, nic nechybí a systém sám upozorňuje na blížící se termíny.
Kontrola tak probíhá v klidu – beze stresu a s čistým stolem.
Dokumenty vždy po ruce
Konečně vidím, že mít pořádek není o hromadě šanonů, ale o systému, který pracuje za mě.
Dokumenty jsou dostupné 24/7 a kdykoli připravené.
Shrnutí
- Dřív jsem se spoléhal na papíry a naději, že všechno dohledám.
- Dnes mám klid – archiv i vnitřní předpisy v digitálním pořádku.
👉 Chci mít dokumenty v pořádku 24/7
Chcete si to vyzkoušet v praxi?
📞 Kontaktujte náš obchodní tým – rádi vám ukážeme, jak na to:
👉 Klikněte sem pro kontakt nebo volejte +420 606 780 810
Tým MySmartplace