Plánování směn v hotelu nemusí být každodenní boj.

Jak nám řešení MySmartplace ušetřilo hodiny práce

Jako provozní manažerka hotelu řeším směny každý den.

Recepce musí být obsazená 24 hodin denně. Housekeeping potřebuje vědět, kdo nastupuje ráno, restaurace plánuje vlastní provoz a občas někdo onemocní nebo požádá o dovolenou.

Myslela jsem si, že plánování směn je prostě součást práce. Pak jsme zjistili, kolik času nám ve skutečnosti bere.

Když směny nejsou jen ranní a odpolední

Na první pohled to vypadá jednoduše. Stačí napsat, kdo kdy pracuje. Jenže realita hotelového provozu je úplně jiná.

„Příští týden jede kolegyně na dovolenou.“

„Recepci musíme posílit kvůli příjezdu zájezdu.“

„Kolega je na nemocenské.“

„Tady se nám překrývá směna se schváleným volnem.“

„Musíme přehodit krátký a dlouhý týden.“

A najednou místo plánování služeb řešíte hlavně opravy.

Když plánování začne zabírat víc času než samotné řízení lidí

Dokud bylo zaměstnanců jen několik, zvládali jsme to.

S rostoucím počtem pracovníků ale přibývalo:

•    ruční přepisování směn

•    kontrola dovolených a nepřítomností

•    hledání překryvů mezi směnami

•    neustálé úpravy kalendáře

•    složité předávání informací vedoucím jednotlivých oddělení

Místo řízení provozu jsme trávili hodiny administrativou.

Pak jsme začali využívat Plánovač směn v modulu Personální agenda v řešení MySmartplace.

Když plán směn pracuje za vás

Nejdříve jsme vytvořili katalog směn.

Každé směně jsme nastavili:

👉 název

👉 pracovní dobu

👉 vlastní barvu

👉 hotel (pobočku dle města) a oddělení

👉 návaznost na konkrétní dny, například krátký a dlouhý týden

Potom už stačilo otevřít přehledný kalendář Plánu docházky.

Přiřazení směny zaměstnanci je otázkou několika kliknutí. Největší výhodou ale je, že systém automaticky kontroluje možné kolize.

Pokud má zaměstnanec schválenou dovolenou, jinou směnu nebo jinou nepřítomnost, okamžitě nás na to systém upozorní. Nemusím nic složitě dohledávat.

Přehledné plánování pro každé oddělení

Plánování směn mají na starosti pouze oprávnění pracovníci.

V MySmartplace jednoduše nastavíme role Plán směn – editace nebo Plán směn – náhled.

Oprávnění přidělíme podle hotelu (v dané pobočce, kterou potřebuji Praha či České Budějovice) a konkrétního oddělení v modulu

Administrace, takže vedoucí recepce vidí své zaměstnance, vedoucí housekeepingu pouze svůj tým a každý pracuje pouze s tím, co skutečně potřebuje.

Výsledek?

👉 méně administrativy

👉 rychlejší plánování směn

👉 automatická kontrola překryvů

👉 lepší přehled o docházce

👉 více času na samotné řízení hotelového provozu

Malá změna, která výrazně usnadní každý den

Největší změnou nebyl nový kalendář. Bylo to vědomí, že už nemusíme každou směnu několikrát kontrolovat.

Systém hlídá za nás to, co jsme dříve ověřovali ručně.

A právě v nepřetržitém provozu, jako jsou hotely, penziony nebo restaurace, dokáže dobře nastavený plánovač směn ušetřit každý týden několik hodin administrativy.

Vyzkoušejte Plánovač směn v modulu Personální agenda v rámci řešení MySmartplace

Organizujte směny přehledně, eliminujte kolize a mějte docházku zaměstnanců pod kontrolou z jednoho místa.

📞 Kontaktujte náš tým, napište nám online nebo zavolejte na +420 606 780 810. Rádi vám ukážeme, jak může Plánovač směn usnadnit řízení provozu právě ve vaší společnosti.