Přepisovat každou fakturu ručně? Ten čas můžeme využít lépe
Jak nám vytěžování faktur a dokladů v MySmartplace zjednodušilo každodenní administrativu
Jako administrativní manažerka - Back Office Specialistka v rodinné firmě mám na starosti řadu činností, které jsou nezbytné pro každodenní fungování firmy. Jednou z nich je také zpracování přijatých faktur a dalších účetních dokladů.
Faktury přicházejí e-mailem, některé dostanu od kolegů, další doklady vznikají při běžných nákupech. Každý z nich je potřeba zkontrolovat, správně zařadit, schválit a připravit pro účetnictví.
Dříve to znamenalo také spoustu ručního přepisování.
Dnes nahraji doklad do Zakázkového systému v MySmartplace a velkou část práce za mě udělá systém.
Když jedna faktura zabere pár minut, ale jsou jich desítky
U jedné faktury se pár minut administrativy nemusí zdát jako problém.
Jenže když jich během měsíce zpracováváte desítky nebo stovky, čas strávený jejich přepisováním, kontrolou a dohledáváním rychle narůstá.
Navíc stačí překlep v částce, variabilním symbolu nebo jiném údaji a vzniká další práce.
Právě proto jsme začali využívat vytěžování faktur a dokladů v MySmartplace.
Nahraji doklad a data se načtou automaticky
Princip je jednoduchý.
Do systému nahraji přijatou fakturu nebo hotovostní účtenku a technologie využívající umělou inteligenci z ní automaticky načte potřebné údaje.
Nemusím je ručně přepisovat z jednoho dokumentu do druhého.
Výsledkem je rychlejší zpracování dokladů a zároveň menší prostor pro chyby vznikající při ručním zadávání.
Od dokladu až ke schválení na jednom místě
Samotným načtením údajů ale práce s fakturou nekončí.
Doklad často potřebuje schválit další kolega nebo odpovědná osoba. A právě tady jsme dříve ztráceli další čas.
- „Už je faktura schválená?“
- „Komu jsem ji posílala?“
- „Můžeme ji už předat účetní?“
Dnes probíhá schvalování dokladů online přímo v systému.
Mám tak přehled, které doklady jsou schválené a připravené k dalšímu zpracování a kde je naopak ještě potřeba něco vyřešit.
Systém navíc dokáže upozornit na nesrovnalosti nebo chybějící schválení.
Účetní už nemusím připravovat podklady ručně
Další úspora času přichází ve chvíli, kdy jsou doklady připravené k zaúčtování.
Data je možné exportovat přímo do účetního softwaru.
Odpadá tak další ruční přepisování stejných údajů a s ním i riziko zbytečných chyb.
Celý proces se výrazně zjednodušil:
👉 nahraji fakturu nebo účtenku
👉 systém automaticky načte údaje
👉 fakturu přidělím k zakázce/zakázkám, doklad zůstává u zakázky trvale uložený a kdykoliv dostupný
👉 doklad projde online schválením
👉 zkontroluji jeho stav
👉 data připravím pro export do účetního systému
Místo několika samostatných kroků máme celý proces přehledně pod kontrolou.
Výsledek?
👉 méně ručního přepisování
👉 méně chyb při zadávání údajů
👉 rychlejší zpracování faktur a účtenek
👉 online schvalování dokladů
👉 přehled o stavu jednotlivých dokumentů
👉 jednodušší předání dat do účetnictví
👉 méně administrativy a více času na důležitější práci
Faktury už nejsou hromada administrativy
Největší přínos pro mě není v tom, že systém umí přečíst údaje z faktury.
Je v celém procesu, který na sebe navazuje.
Od přijetí dokladu přes jeho zpracování a schválení až po přípravu dat pro účetnictví mám vše na jednom místě.
Nahraji doklad. MySmartplace se postará o zbytek administrativy.
A já nemusím trávit čas přepisováním údajů, které už jednou na faktuře jsou.
Chcete si vytěžování faktur a dokladů vyzkoušet?
Vyzkoušejte Vytěžování faktur a dokladů v MySmartplace a zjednodušte cestu dokladu od přijetí až po účetnictví.
Napište si o DEMO ZDARMA či si domluvte online ukázku.
Kontaktujte náš tým online ZDE nebo na +420 606 780 810. Rádi vám ukážeme, jak může MySmartplace zrychlit zpracování dokladů i ve vaší společnosti.