💡 Jsem personalistka. Dělám tuhle práci přes dvacet let. A myslela jsem si, že mě už nic nepřekvapí.

Aktualizace údajů pro růžovky pod kontrolou = žádné obíhání, žádné šanony, žádné nervy.

Dřív jsem to řešila roky stejně:

• Vytisknout formuláře.
• Rozdat zaměstnancům.
• Připomenout.
• Znovu připomenout.
• Zkontrolovat podpisy.
• Založit do složky.

A když přišla uzávěrka nebo kontrola?

Začalo dohledávání. Kdo odevzdal? Kdy? Kde to mám uložené?

Brala jsem to jako součást práce.

„Tak to prostě je.“

Pak přišla digitalizace osobních údajů

A s ní úplně jiný přístup.

Zaměstnanci už nevyplňují papírové růžovky. Aktualizují své osobní údaje – tedy všechny informace potřebné pro zpracování podkladů do mzdového systému.

Já jednoduše odešlu ze systému hromadně odkaz na osobní dotazník:

• všem zaměstnancům najednou,
• nebo jen vybrané skupině podle vlastní sestavy.

Žádné seznamy v Excelu.

Žádné ruční přeposílání. Žádné obavy, že jsem na někoho zapomněla.

Jedno kliknutí místo obíhání celé firmy. Přehled, který jsem dřív neměla.

Dřív jsem měla papírek s poznámkami.

Křížky. Otazníky. „Připomenout.“

Teď v systému vidím:

• Kdo už údaje potvrdil.
• Kdo zatím nereagoval.

Bez telefonování. Bez obcházení kanceláří. Bez věty: „Já jsem vám to ještě nedal?“

Ten přehled mi šetří nejen čas, ale i nervy.

Automatické uložení do PDF – včetně času potvrzení.

Tohle byl moment, kdy jsem si řekla: „Tak tohle mi dává smysl.“

Po potvrzení zaměstnancem se automaticky uloží PDF:

• se všemi vyplněnými údaji,
• s datem a přesným časem potvrzení,
• včetně souhlasu GDPR.

Dokument je správně pojmenovaný a přiřazený ke konkrétnímu zaměstnanci.

Bez tisku. Bez skenování. Bez zakládání do šanonů.

A když přijde kontrola?

Mám vše připravené během pár vteřin.

Napojení na mzdový software

Jakmile jsou údaje potvrzené, jednoduše je exportuji do mzdového systému.

Ten pak pracuje s aktuálními daty přímo od zaměstnance a já konečně nemusím nic ručně přepisovat a upravovat.

Co mi digitalizace přinesla:

• Žádné přepisování údajů.
• Žádné chyby z nečitelného rukopisu.
• Žádné dohledávání změn.

Pro někoho modernizace. Pro mě klid.

Roky jsem si myslela, že papír je jistota.

Dnes vím, že jistota je přehled a aktuální data.

Zaměstnanci aktualizují údaje online.

Informace jsou čitelné a kompletní.

Archiv je bezpečný a dostupný kdykoliv.

A já se místo papírování můžu věnovat tomu, co je v HR opravdu důležité – lidem.

Co mi digitalizace přinesla po letech praxe?

📉 Méně stresu v období uzávěrek.

📉 Minimum chyb a žádné ztracené dokumenty.

📉 Úsporu času, který jsem dřív trávila administrativou.

📉 Jistotu, že mám vše kompletní a správně uložené.

Nečekala jsem, že mě po tolika letech něco takhle příjemně překvapí.

Ale digitalizace aktualizace osobních údajů potřebných pro růžovky mi vrátila klid, který jsem si myslela, že k téhle profesi už nepatří.

Chcete si práci s podklady pro růžovky opravdu zjednodušit?

• Žádné obíhání zaměstnanců.
• Žádné papírové složky.
• Žádné dohledávání při kontrole.
• Aktuální údaje potvrzené samotným zaměstnancem.

👉 Zjistěte, jak digitalizace HR procesů šetří čas i peníze.

📞 Kontaktujte obchodní oddělení a připravíme vám nabídku na míru.

🔗 Kontaktujte náš tým nebo volejte +420 606 780 810